Ordnung ins Chaos bringen

In der Hausverwaltung laufen alle Fäden zusammen: Mieteingänge, Verträge, Abgaben und Steuern, Handwerker- und Reinigungsdienstkoordination, Mieter- und Eigentümerkommunikation – ohne ein Managementgenie stößt man da rasch an seine Grenzen. Allerdings muss man kein Genie sein, um einen Ausweg aus der Misere zu finden: Digitale Lösungen, mit der man Teile der Verwaltung elektronisch abhandeln kann. Schluss mit Tabellen, Word-Dateien oder – Gott behüte – Papierakten. Ziel ist es, Ressourcen zu sparen: Zeit, Papier, Speicherplatz.

Neben Lösungen, die das Erstellen von Nebenkostenabrechnungen erleichtern, suchen viele Hausverwaltungen nach Technologien, die Wartung, Dokumentation und Zusammenarbeit vereinfachen. Das Problem liegt in der Koordination der unterschiedlichen externen Dienstleister, die in den Objekten nach dem Rechten sehen. Dabei geht es nicht nur um saubere Gehwege oder leere Mülltonnen, sondern auch um Haftungsfragen, sicherheitsrelevante Aspekte und letztlich um die Mieterzufriedenheit.

Digitalisierungspotenzial

Der ganze Bereich der Wartungs- und Sicherheitstätigkeiten kann digital verwaltet werden: Das Facility Management (Reinigung, Beleuchtungskontrolle, Räumung etc.), Kontrolle und Wartung von Feuerlöschern, Jahreswartung von Klimaanlagen, Liftprüfungen, Tiefgaragenreinigung, Kontrolle der  Fluchtwegbeleuchtung usw. – das Potenzial ist riesig und die Erleichterung massiv. Bei wiederkehrenden Tätigkeiten können automatische Aufgaben generiert und zugewiesen werden.

Eine Softwarelösung für Wartung, Sicherheit und Pflege erinnert nicht nur an Termine, sie weist die Aufgaben auch konkreten Mitarbeitern zu. Durch das gemeinsame Dashboard ist stets der Überblick für alle im Team gegeben, was die Gefahr einer Fristversäumnis minimiert. Die Kontroll- und Wartungsobjekte können mit QR-Codes bestückt werden, wodurch sie per App ausgewählt und kontrolliert werden können. Sollten Mängel vorhanden sein, kann direkt vor Ort ein Foto davon gemacht werden, das beim Prüfobjekt gespeichert wird. Ein Reparaturauftrag wird erstellt und bleibt aufrecht, bis die Meldung über die Mangelbeseitigung eingeht.

Mehr Zeit fürs Tagesgeschäft

Als Vermieter oder Hausverwaltung bleibt Ihnen durch die Digitalisierung Ihrer wiederkehrenden Prozesse einfach mehr Zeit für das Tagesgeschäft. Sie werden automatisch an Aufgaben erinnert, verantwortliche Personen erhalten Aufgaben zugeteilt und werden automatisch erinnert, wenn diese nicht abgearbeitet werden. Neben der gesamten Brandschutzdokumentation können Sie alle Wartungs-, Pflege-  und Sicherheitstätigkeiten digitalisieren.

Ein weiterer Vorteil ist die lückenlose Kontrolle und rechtssichere Dokumentation. Gerade letztere entscheidet im Ernstfall über Haftungsfragen. Durch mobile Apps und die übersichtliche Weboberfläche ist die Nutzung einfach und weitgehend intuitiv. Und schließlich bietet die Erweiterungsmöglichkeit Raum für zusätzliche Kontrollaufgaben von der Fuhrparkverwaltung bis hin zur Bestückung des Erste-Hilfe-Schranks.

Wenn Sie wiederkehrende Aufgaben digitalisieren, Zeit gewinnen und eine rechtssichere Dokumentation vorweisen möchten, informieren Sie sich doch über PROVENTOR Service Management – gerne stellen wir Ihnen auch eine kostenlose Demo zu Verfügung.