Hallo, ich bin Paul!

Ich habe gerade bei der Firma Examplec als leitende Sicherheitsfachkraft begonnen. Die Ausbildung dafür habe ich in den letzten Jahren gemacht, davor war ich Brandschutzbeauftragter in einer etwas kleineren Firma. Endlich kann ich mein erlerntes Wissen in die Praxis umzusetzen!

Den Brandschutz schaue ich mir mal als erste Aufgabe an. Leider hat mir der Vorgänger nicht viel hinterlassen: Ein schlecht geführtes, schwarzes Buch mit ein paar Einträgen aus den letzten Jahren und zusätzlich eine Mappe mit Prüfberichten von unterschiedlichen Firmen; leider alles sehr unordentlich.

Bei meinem ersten Rundgang kam leider die ganze Wahrheit ans Licht: Viele Feuerlöscher sind ungeprüft, 2 Feuerlöscher fehlen und auch bei den Brandschutztüren und Fluchtwegen sieht es kaum besser aus. Ich mache auf einem Rundgang Fotos und Notizen am Handy und baue mir anschließend eine Tabelle am Computer, um alles zu dokumentieren.

Aber das ist sehr mühsam. Da muss es doch eine bessere Lösung geben – nur was?

Während meines ersten Brandschutz-Rundgangs bei Examplec habe ich ungeprüfte und fehlende Feuerlöscher entdeckt. Ich habe das erstmal in eine selbstgebastelte Tabelle eingetragen und kontaktiere als nächsten Schritt ein Feuerschutz-Unternehmen damit, die fehlenden Feuerlöscher zu ersetzen und alle ungeprüften zu überprüfen.

Ich habe die Auftragserteilung in meine Tabelle eingetragen. Sobald die Prüfergebnisse da sind, muss ich sie den jeweiligen Feuerlöschern zuordnen. Das wird langsam alles ein wenig unübersichtlich. Ich werde mich mal bei meinen ehemaligen Kurskollegen umhören, welche Lösungen die so verwenden.

Ich bin auf der Suche nach einer besseren Lösung für Brandschutz und Wartung bei Examplec. Die Zettelwirtschaft finde ich unübersichtlich und auch mit dem Tabellenprogramm werde ich nicht glücklich. Einer meiner ehemaligen Kurskollegen verwendet ein digitales Brandschutzbuch und ist sehr zufrieden damit.

Eine elektronische Brandschutzlösung wäre mir sehr recht, aber die Auswahl ist groß. Wichtig ist mir, dass ich alles rechtssicher dokumentieren kann, von überall zugreifen kann und dass ich dirket am Handy damit arbeiten kann – das Überspielen vom Smartphone auf den PC nervt mich nämlich am meisten!

Eine kurze Suche nach „digitales Brandschutzbuch“ später habe ich einige interessante Treffer gefunden. Ich bevorzuge eine Lösung aus Österreich und würde gern ein kostenlose Testversion ausprobieren, bevor ich meinem Chef die Angebote auf den Tisch lege. Da ist ja auch ein attraktives Angebot eines Grazer Anbieters dabei – mal schauen, was „PROVENTOR Fire Prevention“ so alles kann.

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Auf der Suche nach einer besseren Lösung für Brandschutz und Wartung bei Examplec bin ich auf „PROVENTOR Fire Prevention“ gestoßen. Als Mann der Tat will ich gleich in der Praxis ausprobieren, ob dieses digitale Brandschutzbuch meine Anforderungen erfüllt. PROVENTOR biete eine kostenlose Demo an, die frage ich gleich mal online an.

Nach kurzer Zeit bekomme ich einen Anruf: Der Mitarbeiter von PROVENTOR bietet an, mir die Unterlagen zuzuschicken oder gleich bei einem persönlichen Termin mitzubringen und mir direkt vor Ort die Demoversion zu erklären. Das ist ja mal ein Service!

Zusammen mit dem Angebot erhalte ich den Demozugang, den ich gleich ausprobiere. Der erste Eindruck ist positiv: Die Oberfläche ist übersichtlich und macht Lust auf einen Testlauf. Ich erstelle Mängel, mache ein paar manuelle Einträge und schaue mir das Reporting an. Super finde ich auch die Export-Funktion des Brandschutzbuchs.

Der erste Eindruck ist sehr vielversprechend – ich denke, dieses Angebot werde ich meinem Chef vorlegen.

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Ich habe bei meiner Suche nach einer zeitgemäßen Lösung für Brandschutz und Wartung eine Demoversion von „PROVENTOR Fire Prevention“ ausprobiert, die Prozesse und Abläufe durchgespielt, die bei Examplec anfallen und denke, dass hier einfach das Gesamtpaket aus Leistungsumfang, Funktionalität und Kosten passt.

Jetzt braucht’s eigentlich nur noch das OK vom Chef. Ich schlage ihm die digitale Lösung vor und natürlich will er wissen, warum wir das „jetzt auf einmal“ brauchen. „Ist ja bis jetzt auch immer so gegangen“, meint er im Rückblick auf meinen Vorgänger.

Ich verstehe, dass sich die Investition für ihn vor allem lohnen muss und erkläre ihm, dass wir uns dadurch nicht nur Zeit durch den schnelleren Ablauf, sondern auch bares Geld ersparen: Wenn ich schneller mit der Dokumentation fertig bin, habe ich mehr Zeit für meine anderen Aufgaben; und wenn ich nicht da bin, kann meine Vertretung nahtlos mit meinen Eingaben weiterarbeiten. Und nicht zuletzt geht’s ja auch um den Sicherheitsaspekt, der mit einer digitalen Lösung deutlich erhöht werden kann.

Diese Argumente überzeugen meinen Chef und er gibt mir grünes Licht für die Bestellung!

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Mit dem OK des Chefs sind wir dem elektronischen Brandschutz bei Examplec ein großes Stück nähergekommen. PROVENTOR hat Bestellung bestätigt und mir noch einen Vertrag über die Auftragsdatenverarbeitung geschickt (daran hätte ich jetzt gar nicht gedacht), den ich an unseren Datenschutzbeauftragten weiterleite.

Nachdem der „Papierkram“ erledigt ist, geht’s endlich los: Ein Mitarbeiter von PROVENTOR meldet sich bei mir wegen der Einrichtung. Ich finde es super, dass er mein System bereits eingerichtet und farblich an Examplec angepasst hat. Ich habe mir ein paar Fragen notiert, die wir im Zuge der Systemübergabe auch besprechen. Durch die Demoversion kenne ich PROVENTOR Fire Prevention schon ein wenig, aber es gibt noch eine Reihe an Funktionen, die mir geduldig erklärt werden. Zum Abschluss bekomme ich noch eine Excel-Vorlage, um meine Strukturen bequem ins System einbinden zu können. Jetzt kann ich endlich loslegen!

Die Excel-Vorlage von PROVENTOR hilft mir sehr, da ich zwischenzeitlich sowieso damit gearbeitet habe. Ich baue meine Daten so um, dass sie in die Vorlage passen und ergänze noch einige Punkte, die bis jetzt nicht in meinen Listen hatte. Das fertige Ergebnis schicke ich dann an PROVENTOR zum Einspielen in unsere Software. Jetzt heißt es warten, dachte ich mir – nichts da: Innerhalb einer Woche habe ich einen Termin für die finale Einrichtung!

Beim Termin sind alle Daten bereits in unser System eingespielt, dementsprechend flott können wir gleich die finale Einrichtung durchgehen. Abschließend werden dann noch die Gebäudestrukturen aktiviert und fertig, das System ist scharf! Jetzt steht der ersten Begehung mit meinen nagelneuen, digitalen Brandschutzbuch nichts mehr im Weg – aber das machen wir das nächste Mal, OK?

So sehr ich mich auf die erste Brandschutzbegehung mit meinem neuen, digitalen Brandschutzbuch freue: Zuerst muss ich noch die QR-Codes für alle prüfpflichtigen Elemente ausdrucken und anbringen. Diese kleine Extrarunde vor der ersten Begehung gehe ich gerne – Vorfreude ist schließlich die schönste Freude…

Am nächsten Morgen erwartet mich bereits eine E-Mail im Posteingang, die mich an den Termin für die Eigenkontrolle erinnert (tolle Funktion, aber die Premiere hätte ich sicher nicht vergessen). Ich starte die PROVENTOR-App auf meinem Smartphone und begebe mich zum ersten Feuerlöscher: Code scannen, auf OK tippen, fertig – so macht Brandschutz Spaß! Weiter geht’s zum nächsten Feuerlöscher, bei dem die Überprüfung diesen Monat fällig ist. Also Code scannen, Mangel eintragen, Bild von der Prüfplakette machen und fertig – ein Kinderspiel.

Obwohl ich das erste Mal mit der App unterwegs war, konnte ich im Gegensatz zu früher schon Zeit sparen. Jetzt nichts wie ab ins Büro zum Mangelmanagement!

Ich kann Ihnen sagen: Seit wir bei Examplec mit dem digitalen Brandschutzbuch arbeiten, sind Brandschutzbegehungen ein Klacks! Nicht, dass ich weniger Mängel finde – die Bearbeitung ist nur so viel einfacher als früher: QR-Code scannen, Mangel notieren, an Verantwortliche weiterleiten, Frist für Behebung setzen, daran erinnert werden und dann ggf. als behoben markieren, fertig.

Leider bin ich aber die unübersichtliche Aktensammlung aus der Wartung unserer Produktionsmaschinen noch immer nicht losgeworden: Herstellervorgaben, Überprüfungen gem. AVO, Services und Reparaturen – da ist ein richtiges Konvolut zusammengekommen. Vielleicht kann ich ja meinen Brandschutzsoftware-Berater mal darauf ansprechen, ob es dafür nicht auch eine zeitgemäße Lösung gibt…